Как организовать архивное хранение документов

Корпоративная документация любого предприятия нуждается в отдельном месте хранения. Ведь некоторые бумаги могут понадобиться в процессе деятельности организации. Хранить другие (к примеру, бухгалтерские, кадровые или налоговые) — предписывает закон. Вопрос обустройства архива рано или поздно встает перед любой фирмой, но каждый руководитель решает его по-своему.

Традиционный способ – обустройство хранилища в стенах офиса. В этом случае необходимо выделить отдельное помещение под документацию и оборудовать его соответствующим образом. Данное пространство должно быть оснащено мебельными изделиями соответствующей функциональной направленности – стеллажами, полками, коробами, глухими шкафами и т. д.

Здесь также надо поддерживать благоприятный микроклимат. Бумажные носители информации не относятся к числу прочных. Под воздействием света, высокой влажности, слишком низких или повышенных температур бумага истлевает, выгорает. Соответственно, важные данные могут быть потеряны.

Для качественного хранения документов подойдет сухое, не слишком светлое помещение, в котором будет поддерживаться постоянный уровень влажности. При этом следует ввести новую штатную единицу – архивариуса, который будет следить за сохранностью бумаг и заниматься их обработкой и своевременным уничтожением.

Еще один способ решения данной задачи – сотрудничество с архивными компаниями. В этом случае вся документация предприятия передается специалистам. Бумаги помещаются на хорошо оборудованном складе, в котором созданы все условия для бережного и безопасного хранения.

У данного способа есть немало преимуществ. Во-первых, он позволяет сэкономить пространство в офисе. Во-вторых – избавляет от необходимости нанимать новую штатную единицу. В-третьих – гарантирует безопасность и конфиденциальность деловой информации.

Кроме того, приятным дополнением станет и ряд весьма полезных услуг, которые предлагают оказать специализированные фирмы. В числе подобных – сканирование документов. Казалось бы, подобную операцию можно провести и в стенах офиса. Однако для этого подчас необходимо высокотехнологичное оборудование.

К примеру, если в процессе деятельности предприятия приходится сканировать внушительные объемы документов. Для проведения поточной оцифровки обычный сканер не подходит. Также он будет бесполезен и при переводе в электронный вид прошитых документов и бумаг нестандартных форматов (А3, А2, А1 и т. д.). Специализированые же фирмы располагают всех необходимым оборудованием.

Тем не менее отдать ли предпочтение удобному архивному хранению (http://osgrm.ru) вне офиса или погрузиться в обустройство помещения силами собственными – каждый руководитель решает для себя сам. Однако практика наглядно демонстрирует, что первый способ эффективнее и надежнее.

В современном мире услуги архивных компаний пользуется высоким потребительским спросом. Ведь сегодня удобство, экономия времени и сил – весьма важные составляющие успешного бизнеса.

Делопроизводство и архивное хранение документов
Семинар «Построение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии внедрения, адаптации, использования, управления».